Офіційний сайт Катеринопільської районної державної адміністрації і районної ради

drv

mrog

Понеділок, 27 січня 2014, 10:44

ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ Катеринопільської районної державної адміністрації

1. Архівний відділ Катеринопільської районної державної адміністрації (далі -  архівний відділ) є структурним підрозділом Катеринопільської районної державної адміністрації, що утворюється головою Катеринопільської районної державної адміністрації, підзвітний та підконтрольний голові Катеринопільської районної державної адміністрації і Державному архіву Черкаської  області.

 

 

2. Архівний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голів  обласної та районної державних адміністрацій, наказами  директора   Державного архіву області,  також  Положенням про архівний  відділ.

3.  Основними завданнями архівного відділу є:

реалізація  державної   політики  у сфері  архівної   справи і   діловодства, здійснення  управління  архівною справою і діловодством  на території району;

координація діяльності державних органів , органів місцевого  самоврядування, підприємств, установ  та організацій  усіх форм  власності, зокрема  приватних архівних  установ ,заснованих фізичними особами  та /або/  юридичними  особами приватного права (приватні архіви) , у питаннях архівної справи  і діловодства;

внесення до Національного архівного фонду архівних документів ,що  мають місцеве  значення ,ведення їх обліку , зберігання  та використання  відомостей ,що в них містяться;

здійснення контролю  за діяльністю  архівних  установ  і служб  діловодства, забезпечення  додержання  законодавства  про Національний  архівний фонд  та архівні установи;

забезпечення  доступу  до публічної інформації, розпорядником якої він є;

забезпечення  захисту  персональних даних;

опрацювання  запитів  і звернень народних депутатів  України та депутатів місцевих рад;

розгляд в установленому  законодавством порядку звернення громадян;

забезпечення здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

розроблення  проектів розпоряджень голови Катеринопіської районної державної адміністрації.

4.Функції архівного відділу :

1) складання і за погодженням з Державним архівом Черкаської області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання;

2) забезпечення зберігання, обліку і охорони:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

3) організація роботи, пов'язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформування Державного архіву Черкаської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу ,  на підставі затверджених списків;

7) подання на затвердження Державному архіву Черкаської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

8) перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об'єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

9) надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

10) ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи Державному архіву Черкаської області;

11) надання на договірних засадах  послуг підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей ,що містяться  в них; розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

12) передавання Державному архіву Черкаської області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання;

13) створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду;

14) здійснення грошової оцінки документів Національного архівного фонду , що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

15) організація страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом у порядку, встановленому законодавством;

16) надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, перегляд у встановленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечення у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обгрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

17) вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ.

5. Для виконання покладених на архівний відділ завдань йому надається право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від структурних підрозділів Катеринопільської районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів Катеринопільської районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи  Катеринопільської районної державної адміністрації у відповідній галузі;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи  цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи ;

10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

12) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;

13) розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом на договірних засадах.

6. Архівний відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації ,органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян з метою створення умов для провадження послідовної  та узгодженої діяльності  щодо строків, періодичності одержання  і передачі інформації , необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення  запланованих  заходів.

7. Архівний відділ очолює  начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою  Катеринопільської районної державної адміністрації  за погодженням   з обласною державною адміністрацією та  Державним архівом Черкаської області.

8. Начальник архівного відділу:

здійснює керівництво   архівним відділом;

подає на затвердження голові Катеринопільської районної державної адміністрації положення про архівний відділ;

видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

розпоряджається  коштами відділу в межах  затвердженого на його утримання  кошторису;

розробляє посадові інструкції працівників архівного відділу;

планує  роботу архівного відділу;

вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи архівного відділу;

звітує перед головою Катеринопільської районної державної адміністрації про виконання покладених на архівний відділ завдань та затверджених планів роботи;

може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень архівного відділу;

забезпечує дотримання працівниками архівного відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

9. Для проведення експертизи цінності документів архівний відділ утворює експертну комісію. Склад і положення про експертну комісію затверджує начальник відділу відповідно до типового положення, затвердженого Державною архівною службою України.

10. Відділ утримується  за рахунок  коштів державного бюджету.

11. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників архівного відділу, кошториси та штатний розпис  архівного відділу затверджує голова Катеринопільської районної державної адміністрації.

12. Відділ є юридичною особою, має самостійний  баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням,  власні бланки.